Uitdagingen bij het ontwikkelen van software voor de audit- en inspectiewereld
Het ontwikkelen van software voor de audit- en inspectiewereld brengt unieke uitdagingen met zich mee. Deze sector heeft specifieke eisen en processen die vaak complex en gedetailleerd zijn. We bespreken enkele uitdagingen die wij zijn tegenkomen.
In kaart brengen van het proces
Een van de eerste stappen bij het ontwikkelen van procesbegeleidingssoftware is het volledig begrijpen van hoe het proces nu verloopt. De uitdaging voor ontwikkelaars is om zowel een globaal beeld als een beeld van de uitzonderlijke stappen te krijgen. Voor klanten zijn deze vaak vanzelfsprekend, maar voor softwareontwikkelaars is het nieuw terrein.
Q2-software bouwt al jaren software voor dergelijke processen (zoals BRL100, PED, ISO9001). Inmiddels hebben wij ervaring en inschattingsvermogen, maar we komen nog steeds nieuwe dingen tegen. Onze ervaring leert dat we in gesprekken niet altijd alle stappen van het proces duidelijk op papier krijgen.
Een effectieve manier om deze kennis en ervaring wel op te doen, blijkt door in de praktijk mee te lopen. We ervaren dan zelf hoe het proces werkt. Dit helpt om een volledig beeld te krijgen van de dagelijkse werkzaamheden en de specifieke behoeften van de gebruikers. Zo sluit de procesbegeleidingssoftware direct al een stuk beter aan.
Efficiëntie: onnodige stappen en uitzonderingen elimineren
Bij het digitaliseren van processen is het verleidelijk om het hele bestaande proces één-op-één over te nemen, vooral als je het zo gedetailleerd hebt bestudeerd. Echter, dit is vaak niet de meest efficiënte aanpak.
Het doel van softwareontwikkeling is juist om de efficiëntie te verhogen. Dit betekent dat onnodige stappen en uitzonderingen moeten worden geëlimineerd, ook al hechten inspecteurs hier soms veel waarde aan. Soms zijn stappen zelfs wettelijk vastgelegd, maar ook dat betekent niet dat het alleen digitaal kan.
Het is belangrijk om samen met de klant te bepalen welke onderdelen van het proces echt essentieel zijn en welke onderdelen eenvoudiger kunnen of zelfs kunnen worden weggelaten.
Professionals blijven in de lead
In de audit- en inspectiewereld zijn uitzonderingen geen uitzondering. Een valkuil van veel audit- of inspectiebureaus is om alle uitzonderingen softwarematig te willen automatiseren. Meestal kost dit erg veel inspanning of is het haast onmogelijk. Wij stellen bij uitzonderingen op een standaardprocedure meestal de vraag:
Kunnen professionals die ervoor gestudeerd hebben niet beter deze uitzonderingen begeleiden?
Onze filosofie is dat de software zelf zo eenvoudig mogelijk moet blijven om op de lange termijn duurzaam en onderhoudbaar te blijven. U kunt jarenlang met dezelfde software werken en nieuwe procedures introduceren, zonder grote aanpassingen in het programma te maken. Ondanks (of dankzij?) dat blijven uw onderhoudskosten laag. Dus: geen uitzonderingen in de software, maar deskundigen handelen dit af.
Testen met dummy data of real-world data?
Het testen van software met real-world data in plaats van dummy data verbetert de betrokkenheid van stakeholders en identificeert echte problemen. Lees meer over belangrijke aspecten zoals feedbackloops en scenario-gebaseerd testen.
Andere onderwerpen
Er zijn nog veel meer onderwerpen waarover we kunnen doorpraten.
Heeft dit artikel uw interesse gewekt? Maak kennis met onze geaccrediteerde audit- en inspectie software, of kom eens langs voor een demo van een van onze platforms.
