Ervaringen met het bewaken van documentgeldigheid

Het monitoren van de geldigheid van documenten is essentieel. Er zijn diverse factoren die kunnen leiden tot een ongeldig document. In deze blog bespreken we de volgende aspecten:

• Geldigheid van gegevens
• Geldigheid door ondertekening
• Geldigheidsdatum

Geldigheid van gegevens

Hoewel het voor de hand liggend lijkt, wordt dit aspect wel eens vergeten. Allereerst is het belangrijk dat de gegevens op het document correct zijn. Er kunnen bijvoorbeeld onjuiste NAW-gegevens zijn, verkeerde normen, onjuiste geldigheidsgebieden, enzovoort. Het document kan verder volledig en aan alle eisen voldoen, maar als de basisgegevens niet kloppen, is het document dan wel geldig?

Wij adviseren bij foutgevoelig werk het vier ogen pricipe toe te passen.

Geldigheid door ondertekeninging

Wie een document mag ondertekenen is afhankelijk van de regels waarmee je te maken hebt. De maatwerk software die wij bouwen wordt precies afgestemd op deze rollen en rechten zodat dit altijd goed gaat.

De ondertekening kan op meerdere manieren worden uitgevoerd. Wij hebben onder andere met deze methoden gewerkt:

• Visuele ondertekening
• PDF-signering
• Bewaren in blockchain
• Online bewaking

Visuele ondertekening

Bij visuele ondertekening wordt een handtekening fysiek op het document geplaatst. Dit is zeer geschikt voor documenten die geprint en fysiek naar de geadresseerde gestuurd moeten worden. Het biedt een tastbaar bewijs van ondertekening en is eenvoudig te verifiëren.

PDF-signering

Het digitaal signeren van PDF’s is een efficiënte manier om documenten elektronisch te versturen naar de geadresseerde. Deze methode zorgt voor een snelle en veilige overdracht van documenten, waarbij de integriteit en authenticiteit van de handtekening gewaarborgd blijven.

Bewaren in blockchain

Het opslaan van documenten in de blockchain is ideaal voor situaties waarin documenten op een later moment gecontroleerd moeten worden of wanneer ze zeer fraudegevoelig zijn. Blockchain biedt een onveranderlijk en transparant register, waardoor de geldigheid van documenten op elk gewenst moment kan worden geverifieerd.

Online bewaking

Online bewaking is een uitstekende methode om de geldigheid van documenten te monitoren. Het systeem kan automatische notificaties versturen wanneer documenten bijna verlopen of al verlopen zijn. Deze meldingen kunnen zowel naar de uitgever als naar de geadresseerde worden gestuurd, waardoor er tijdig actie kan worden ondernomen.

Geldigheidsdatum

Het controleren van geldigheidsdatums van documenten blijft een grote uitdaging. Sommige documenten blijven onveranderd en bevatten geen fysieke geldigheidsdatum. In plaats daarvan staat er bijvoorbeeld: “Dit certificaat is geldig op aantoning van periodieke check”. De geldigheid wordt dan bepaald door een ander document. In dergelijke gevallen moet de geldigheidsdatum uitsluitend digitaal worden bewaakt. Deze datum is in zekere zin flexibel, omdat hij afhankelijk is van verschillende gegevens. Dit resulteert in meerdere datums per document:

• Uitgiftedatum certificaat
• Datum periodieke check
• Datum besluit
• Nieuwe datum van geldigheid certificaat

Onze ervaring leert dat het essentieel is dat de software nauwkeurig omgaat met deze datums en zoveel mogelijk ‘gebruikersinput’ vermijdt.

Proces naar een geldig document

Het proces naar een geldig document kan complex zijn, maar met de juiste tools en methoden kan dit efficiënt worden beheerd. Onze audit- en inspectiesoftware begeleidt het hele proces totdat er een geldig document is. Daarnaast hebben we uitgebreide ervaring met het genereren van PDF’s en het opslaan van documenten met behulp van blockchaintechnologie.

Heeft u vragen over de geldigheid van documenten of wilt u meer weten over onze oplossingen? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.